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档案管理基本知识

2019-09-24 08:58

第一节 档案管理基本知识

一、什么是档案

档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。企业文件要转化成档案,一般需要三个条件:

1、必须是办理完毕的文件。正在承办中的文件不是档案,这些文件具有它的现行效用,但要等它办理完毕后,才能作为档案保存起来。一般情况下,文件的处理程序和办理的事情是同时完成的。但有时候文件处理程序结束了,而文件办理的事情还没有结束,也就是说这些文件还有它的现行效用,这样的文件也可以转化为档案。文件办理完毕是相对的,主要是针对文件处理程序而言。

2、必须是具有一定保存价值的文件。由于工作需要的而形成的文件数量是相当庞大的,有些文件随着工作的结束将会失去它的现行效用,对今后的工作也无参考作用,没有保存的价值,这部分的文件便被淘汰了。而那些对今后工作仍有查考、利用价值的文件则要作为档案保存下来的。

3、必须是按照一定的程序集中保存起来的文件。文件不能自动地转化为档案,人们要把平时形成的文件经过挑选和集中,按照一定的特点和规律组合起来,才能成为档案。新的档案整理规则,通过计算机随时进行整理、归档。也就是说,一般意义上的档案,都是由文件经过归档程序转为档案保存起来的。

档案与文件既有密切联系又有重要区别,表现在:

(1)档案由文件转化而来,文件是档案的前身。档案与文件是同一事物两个不同的发展阶段,有什么样的文件,就有什么样的档案。档案的质量,最初取决于文件的质量。(2)不是所有的文件都能转化成档案,而仅仅是其中有保存价值的那一部分文件能实现这种转化。所以,文件是档案的基础,档案是文件的精华,归档时,既不能“有文必档”,也不能遗漏有价值的文件。(3)文件是经过整理成为档案的。文件转化成档案必须有一个过程,即归档过程。这是文件和档案的分界线,是文件转化成档案的标志。

了解档案与文件的联系与区别,有助于我们在工作中注意文件材料的形成和积累,提高文件质量,做好文件的舍取、挑选工作。

(三)档案的载体

档案是以制成材料为载体的,其形式是多种多样的。档案的制成材料有甲骨、金石、纸张、胶片、磁带、光盘等;最常见的是纸质材料。记录方法有手写的、打印的、刀刻、印刷、摄录等;表达方式有文字、图表、声音、影像等。档案的形式随着社会信息处理技术的发展,在不断地发展变化。现在光盘和磁盘的材料也很多。

二、企业档案的重要性

企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。随着企业活动的增多,企业的职能增加以及政企分开,产权结构、组织形式、经营机制的变化,使企业档案有了新的内容,如:新产生的资产评估、企业股份、债券等方面的档案。

(一)企业档案是企业科学决策的重要依据。

现代企业科学管理的核心是决策,而决策的前提是预测。科学预测是建立在庞大、完整、可靠的信息流基础上的。企业档案是直接形成于企业的各项活动中,企业活动的一切过程和变化,都会在档案信息中得以体现。企业档案信息是企业信息中最主要、最基本、最大量的信息,其中蕴藏着企业活动所需信息资源。现代企业的全面质量管理、目标管理、成本管理、经营管理、信息管理等都离不开企业档案。

企业档案是质量认证体系运行的真实记录,是保证质量体系是否符合规定的依据。妥善地利用好这些档案信息,对监控产品质量和查清发生质量问题的责任原因起直接凭证作用。

企业档案为企业提供决策依据;为开发新产品提供技术资源;为排除各种生产事故提供技术信息,缩短停工停产时间;为制定合理定额热提供原始记录;为仅解决各种疑难问题提供原始凭证,特别是解决与外商的解决纠纷等,都能为企业增加解决效益减低大量资金消耗。可以说,企业档案每解决一个疑难问题,那直接或间接与提高经济效益有关。

(三)企业档案是维护企业合法权益的法律凭据。

档案是历史的真凭实据,具有一种法律效用,这一点它不同于其他文献。档案是自然形成的,它是从工作活动中直接使用的文件转化而成的,并不是事后为使用而专门编制出来的。这种形成的自然性,决定了档案记录历史情况的客观性,档案是令人信服的证据。

企业档案是维护企业法人股权所有者合未能权益的法律凭证,是企业进行生产、经营、管理的重要条件。随着我国法律制度的健全,企业在生产经营活动中,各种经济纠纷、劳动用工和劳动争议仲裁过程中产生的文件材料及各种经济技术协议、合同等材料越来越多。企业档案就能作为企业使用和维护其合法权益的凭证。

三、档案的收集和分类

档案收集工作是一项非常重要的工作,档案收集的不完整,就会影响整个档案工作,档案就会失去它的利用价值。因此收集工作是整个档案工作的关键。企业要根据自己的实际情况,及时收集随时产生的各类档案。企业档案整理是按照国家标准十大类分类的。

第一类:党务工作类

第二类:行政管理类

第三类:经营管理类

第四类:生产技术类

第五类:财务管理类

第六类:人力资源管理类

第七类:科技管理类

第八类:基本建设类

第九类:设备仪器类

第十类:特种载体档案

四、档案整理工作

整理档案的几个程序和环节依次分别是:

(一)正确区分年度、全宗:上级文件、本级文件、下级文件。

二)正确区分保管期限:永久、长期、短期。

(三)按分类方案分类:按十大类分类。

(四)卷内文件排列(相关内容有机联系):批复在前、请示在后;正件在前、附件在后;印件在前、定稿在后,转发文在前被转发文在后。

(五)编页号。(有文字的一面左、右上角编页号)

(六)抄写归档文件目录。

(七)档号编制。

全宗号(档案进馆后由档案馆编号,未进馆单位不编全宗号。)

目录号(十大类上的0号目录、1号目录、2号目录等)

(八)装盒。

(九)填写备考表:立卷人、检查人、立卷时间、有关卷内文件材料的情况说明。

五、档案编研工作

1、大事记:反映本单位主要职能活动的中心工作、重要事件和要事,大事时间记载准确,大事记条款严格按照大事发生的先后顺序排列 。

2、组织机构沿革:系统记载本单位体制、组织机构和人员编制变革情况,内容大致包括单位概况、机构名称改变、地址迁移、成立、撤销或合并时间、隶属关系、性质和任务、职权范围、领导人员变动、编制扩大与缩小以及内部机构设置等方面变化情况。

3、基础数字汇编:反映本单位某方面基本情况的一种数字材料

4、文件汇编、专题介绍、年鉴等编研材料。

六、档案利用

档案利用一定要登记。(要有档案的接收、移交、借用、归还情况、利用效果情况的登记)

第二节 档案管理基本规则

二十世纪五十世纪以来,文书档案的整理一直沿用前苏联的经验,采用“六个特征”的立卷方法进行整理。为了克服文书立卷自身存在的弊端,适应档案管理现代化发展的趋势,探索建立符合时代要求的新的文书整理方法,国家档案局于2000年出台了《归档文件整理规则》,为新形势下规范、高效地进行文件整理工作提供了依据。

规则从“简化整理、深化检索”的目的出发,对归档文件整理的许多程序、环节进行了调整、简化,重新作了设计和规定,它与文书立卷相比,体现出以下特点:

一是大幅度减少了归档文件整理的工作量。取消案卷,实行文件级整理,省去了繁琐、复杂的组卷过程,同时对整理单位“件”的概念作了明确的界定,在整理过程中便于确认,便于操作。分类法明确为分年度、分保管期限、分机构或问题三种,允许各单位根据自身情况灵活运用,进行复式分类和设置分类层次。装订以“件”为单位进行,对装订材料和装订方法不作统一规定,允许自行选择。取消了案卷目录和卷内文件目录,只编制以“件”为单位的归档文件目录,无须填写案卷题名和填写案卷封面。

二是兼顾了手工、计算机两种管理方式。规则从现实情况考虑,取消了传统的案卷式管理方式,实行文件级管理;同时为照顾手工管理,也保留了分类、排列等环节。

三是考虑了档案室、档案馆两种管理需要。在档案移交时,由于种种原因,可能进行鉴定和局部调整,因此,件号往往出现断号等现象,通过室编、馆编两种形式,便于管理和调整。

现将主要内容解释如下:

一、关于归档文件分类

在归档文件整理过程中,采用一种分类方法的情况是比较少见的,较多的是将几种分类方法结合在一起进行复式分类。具体的方法有:

保管期限----年度----机构分类法、保管期限----年度----问题分类法、年度----机构----保管期限分类法、问题----年度----保管期限分类法、保管期限----年度分类法

集团公司内各企业中一般采用年度---机构----保管期限法的较多。它能够使人一目了然,能够根据年度、机构的顺序进行查找。

采用任何一种分类方法,要注意:一是同一层次的分类必须按照同一的标准和依据,同一层次不能有的根据问题分,有的按机构划分;二是划分的类别之间要清楚,类目设置要合理,含义要准确,不能互相交叉、互相包容;三是分类按种属概念层次进行,同一层次类别不能有种属关系。

二、关于排列与编号

排列是指在分类体系的最低一级类目内,按照一定的原则和方法排列归档文件先后次序的过程。按规则规定,强调“事由原则”,即同一事由有密切联系的文件材料应当排列在一起。这种原则实际上是遵循了文件的形成规律,保持文件之间的内在联系,有利于目录检索和档案实体的存取工作。

档案的编号包括以下几个部分:

1、件号的编制

件号就是文件的顺序号,它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。件号包括室编号和馆编号两种。归档文件在分类、排列后,其位置得到固定,此时编制的排列顺序号就是室编件号;移交进馆时,由于需要有再鉴定的过程,整理的归档文件在全宗中的位置可能会发生变化,此时按照新的排列顺序重新编制的件号,称为馆编件号。

通俗的说,件编号就是各单位在自己整理档案过程中,所编的流水号;而馆编号则是办公室或其他管理部门整理后形成的最后编号。

2、档号项目的设置及填写要求

为了固定归档文件在档案室中的位置,规则还规定了一些必要项和选择项。所谓必要项是指全宗号、年度、保管期限和件号。

三、编目与装盒

编目是指编制归档文件目录,它可以实现归档文件从一级文献向二级文献的初步转化,为档案的保管、鉴定、检索、统计和编研工作开展提供基本的条件。档案盒一般有现成的可使用,目录和归档文件目录封面样式可选择参考。

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